Автор:

Веремей Людмила Эксперт по закупкам, тренер-консультант,
автор тренингов «Точные закупки»,
«Категорийный менеджмент

Со своей стороны, предприятие должно обеспечить категорийному менеджеру хорошую базу отчетов, которые сотрудник сможет формировать за любой период (день, неделя, декада, квартал, месяц, … три года), с добавлением разных опций в один и тот же отчет в зависимости от поставленных задач.

Пример отчета по контролю наличия товаров и определения рисков

Выбор периода необходим для отслеживания изменений показателей эффективности продаж товара, изменений коэффициентов сезонности товара, показателей правильного управления поставщиками в разных периодах и прочее.

Виды отчетов категорийного менеджера

Создание отчетов, в которые менеджер сможет самостоятельно добавлять или убирать опции, позволит создать оптимальный перечень отчетов, то есть из одного отчета можно извлечь необходимую информацию по разным показателям и, одновременно с этим, не загромождать базу данных большим количеством отчетов, которые будут формироваться часто и «подвешивать» базу данных.

В качестве примера я приведу любимый всеми аналитиками отчет «АВС-анализ». В качестве неизменяемых параметров необходимо установить принципы ранжирования объектов исследования по индексам (например, первые 50% объектов по накопительному итогу – это индекс А, вторые 30% - индекс В, следующие 20% - индекс С). А вот сами объекты могут меняться: а) товары по сумме выручки или по сумме дохода; б) товарные категории по сумме выручки или по сумме дохода; в) товары по количеству продаж (количество чеков); г) товары по объему разовой покупки; д) поставщики по сумме дохода; е) поставщики по количеству доставок товаров на склад.  Также менеджер может самостоятельно выбирать:

• Период для получения данных

• Набор параметров объекта (например, менеджер может для анализа выбрать только свои товарные категории, а может поработать и со всем ассортиментом, чтобы оценить рейтинг своих товарных категорий)

• Набор показателей, которые формирует отчет (например, кому-то нужно рассчитать суммы выручки, а кому-то суммы выручки и суммы закупа товаров за период, тогда первый просто сформирует отчет, а второй в диалоговом окне отчета проставит дополнительную «галочку» и получит в итоговой таблице два столбца с продажами).

Перечень можно продолжать до бесконечности, так как горизонт аналитической деятельности категорийных менеджеров необъятен.

Как внедрить отчетность на предприятии?

Что же требуется от предприятия?

Требуется не так уж много:

1. Хороший программист в штате предприятия, который владеет аналитическим способностями; за которым будет закреплен функционал программиста, а не специалиста «неотложной помощи» для всех подразделений предприятия. Идеально, когда программист еще и с творческим подходом: посоветует, как сделать оформление таблицы, чтобы она легко фильтровалась, группировалась и т.д.

2. Техническое оснащение, позволяющее формировать отчеты не то, чтобы в режиме онлайн, но хотя бы с захватом оперативных данных за вчерашний день. Это же самое оснащение должно позволять архивировать массивы данных в таком виде, чтобы ими можно было воспользоваться в любой момент.

3. Регламентировать взаимоотношения подразделений ИТО и закупок таким образом, чтобы своевременно создавались необходимые отчеты, но при этом технические задания для программистов не сыпались с космической скоростью. Для этого нужны контролирующий сотрудник и график работ. Контролером может быть начальник ИТО или бизнес-технолог предприятия. График работ будет дисциплинировать оба подразделения: и заказчика и исполнителя.

4. Периодически (раз в два-три года) проводить ревизию использования отчетов сотрудниками, чтобы своевременно очищать базу данных от неиспользуемых отчетов.

При наличии достаточной базы отчетов категорийные менеджеры чувствуют себя уверенно и работают эффективно. В то же время руководству легко контролировать работу менеджеров на любом этапе и по любому направлению.

Глоссарий:

Ассортиментная матрица – представляет собой полный список товарных наименований, созданный с учетом сезонности, типа торговли предприятия и ассортиментной политики предприятия.Оптимальная структура ассортиментной матрицы магазина помогает влиять на продажи и управлять доходом предприятия.

Планограммы – план-схема выкладки товара на конкретном торговом оборудовании в торговом зале розничного предприятия с комментариями. Существует ряд правил составления планограмм.

ИТО – информационно-технический отдел предприятия.

Посмотреть программу тренинга "Точные закупки"